23 stycznia odbyło się kolejne spotkanie KN Nowe Media. Tematem przewodnim był event marketing. Prowadząca - Natalia Sieradzka Specjalista ds. projektów z agencji PR Exacto - z pełnym profesjonalizmem i wysoką zawartością merytoryczną przybliżała uczestnikom spotkania koncepcje organizacji wydarzeń na przykładzie Kongresu Profesjonalistów Public Relations.
Prezentacja rozpoczęła się od wprowadzenia istoty definicji wydarzenia, które pełni funkcję najważniejszego narzędzia stosowanego do budowania relacji z otoczeniem. Następnie szczegółowo zostały omówione rodzaje wydarzeń ze względu na częstotliwość, dostępność zasięg oddziaływania oraz cel społeczny, kulturalny, sportowy, muzyczny czy edukacyjny. Prowadząca podkreślała, że organizator wydarzenia jest odpowiedzialny za przestrzeganie aspektów prawnych, zapewnienia ochrony porządku publicznego, a nawet zabezpieczenia medycznego opatrzonymi przepisami wynikającymi z ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 29 marca 2009 roku. Po wprowadzeniu w tematykę organizacji wydarzeń przyszedł czas na zaprezentowanie szczegółowego plan działania na przykładzie studium przypadku Kongresu Profesjonalistów Public Relations, gdzie zostały wyodrębnione i szczegółowo omówione elementy niezbędne przy realizacji takiego wydarzenia.
Na pierwszy ogień prowadząca przedstawiła istotę planowania operacyjnego oraz strategicznego wydarzenia, którego bez uwzględnienia tej kwestii mogłoby zakończyć się niepowodzeniem podkreślając, że „prawidłowo zaplanowany podział zadań wśród członków zespołu jest kluczowy z punktu widzenia powodzenia projektu”.
Jedną z pierwszych czynności, która powinna zostać wykonana na samym początku planowania, jest wybór miejsca wydarzenia oraz wyznaczenie terminu. Następnie zostaje określona grupa docelowa oraz program wydarzenia, który oprócz koncepcji promocji jest jednym z kluczowych kwestii zawierających nazwiska prelegentów wywołujących zainteresowanie wśród uczestników. Nieodzowną częścią wydarzenia jest określony budżet, partnerzy strategiczni oraz patroni medialni, którzy wspierają promocję wydarzenia, docierając do większej grupy docelowej z informacjami prasowymi.
Ponadto, prowadząca podzieliła się z uczestnikami aplikacjami eventowymi takimi jak Eventory, myEvent oraz Meeating Aplication, które z powodzeniem można wykorzystać podczas rejestracji uczestników.
Podczas spotkania nie zabrakło porad dotyczących przekazywania informacji prelegentom o niepraktykowaniu prezentacji sprzedażowych na rzecz case study przedstawiającego pokonaną drogę do osiągnięcia sukcesu czy konkretnych wskazówek, z których uczestnicy mogą wynieść praktyczną wiedzę do zastosowania w swoich działaniach. Nie obeszło się również bez zaprezentowania porad dotyczących przygotowania specjalnych pakietów dla mediów, informacji prasowych, materiałów kongresowych, follow up’ów, czy monitoringu mediów. Końcowa część prezentacji dotyczyła różnic pomiędzy konferencją prasową a briefingiem, organizacją jubileuszu, imprezy outdoorowej czy wydarzenia wmurowania kamienia węgielnego.
Według prowadzącej, kluczem do powodzenia jest merytoryka i obserwacja konkurencji, gdzie warto wynosić z innych wydarzeń czy konferencji to, co najlepsze, zawsze pewne rozwiązania można przenieść na swój grunt, zmodyfikować i wtedy osiągnąć sukces - podkreślała Natalia Sieradzka. Pod koniec swojego wystąpienia prowadząca podzieliła się najważniejszymi wnioskami, ze swojego zawodowego doświadczenia podkreślając, że jeśli podchodzisz z uśmiechem do drugiego człowieka, to zawsze będzie on dla ciebie bardziej wyrozumiały. Spotkanie wypełnione dużą dawką wiedzy na temat organizacji wydarzeń zakończyło się puentą, że organizacja wydarzeń mimo tego, że jest absorbująca, to przynosi niesamowitą satysfakcję.
