Zbliża się styczeń, który większości z nas kojarzy się z nowym rozdziałem w życiu. Rok 2020 był dość ciężki i chyba każdy z nas to przyzna. Nie możemy jednak ciągle żyć z nadzieją, że “może być lepiej” czy czekać na to, aż „samo się poprawi”. Nie wiemy czy następne dwanaście miesięcy będzie lepsze, czy – o zgrozo – 2020 był jedynie zapowiedzią znacznie gorszego 2021 roku. Możemy jednak wyciągnąć wnioski z tego, co się wydarzyło i wykorzystać je w przyszłości.
Rok 2020 nauczył nas wielu rzeczy. Każdy zapewne ma własne refleksje na ten temat. Nie można jednak zaprzeczyć temu, że uświadomił nam to, że nic nie jest pewne. Zaplanowany wyjazd do Włoch? Zapomnij, granice zamknięte i loty odwołane. Nowy samochód? Nie przy redukcji etatów w twojej firmie. No właśnie, a może założyłeś/aś własną działalność akurat w tym cudownym i pełnym niespodzianek 2020 roku?
Niestety tego nie zmienimy. Nie jesteśmy w stanie wpłynąć na to, czy czasy staną się mniej czy bardziej nieprzewidywalne. Być może czeka nas jeszcze kilka chudych i kiepskich lat. Nie oznacza to jednak, że mamy się poddać i marnować życie w oczekiwaniu na to, że ktoś pstryknie palcem i wszystko naprawi. Boisz się, co przyniesie kolejny rok? Ja też. Chyba każdy z nas ma takie obawy. Postaw sobie jednak cele – takie, które są ważne dla Ciebie. Może to być awans w pracy, stypendium rektora na studiach czy spędzanie większej ilości czasu z rodziną. Wybór należy do Ciebie. Każdy cel należy jednak odpowiednio rozplanować, bo postanowienie sobie, że “w tym roku schudnę” jest mało efektywne. W jaki więc sposób można planować tak, aby osiągnąć sukces?
Macierz Eisenhowera
Jako studentka psychologii w zarządzaniu i pasjonatka tematyki zarządzania sobą w czasie, znam mnóstwo metod, które są pomocne w planowaniu i sama z nich korzystam. Postanowiłam jednak, że przedstawię jeden sposób, który jest moim ulubionym. Jest to macierz Eisenhowera.
Chodzi w niej o to, że każdy z nas ma do wypełnienia różne zadania – jedne mniej ważne, inne bardziej. Często zdarza się tak, że ludzie najwięcej czasu poświęcają tym drobnym czynnościom, które muszą odhaczyć, a tak naprawdę nic nie wnoszą do ich życia. Nie każdy jest świadomy, że bycie zalatanym wcale nie oznacza bycia efektywnym. I właśnie tutaj pomocne jest korzystanie z macierzy Eisenhowera.
Autor tej koncepcji podzielił priorytety wykonywanych obowiązków na: ważne, nieważne, pilne i niepilne. Jaka jest różnica między czymś ważnym a pilnym? Ważne jest to, co niesie ze sobą jakąś wartość; pilne jest to, co musimy zrobić jak najszybciej. Można więc powiedzieć, że w przypadku spraw ważnych liczy się jakość, a pilnych – czas wykonania.
Macierz składa się z czterech części:
-sprawy ważne i pilne to pierwsza ćwiartka macierzy. Są to zdarzenia kryzysowe, wymagające natychmiastowej reakcji. Można tu zaliczyć takie rzeczy jak prezentacja, którą mamy wykonać w dwa dni czy kupienie prezentu dla mamy, jeśli jutro ma urodziny.
-sprawy ważne i niepilne są drugie w kolejności. Składają się na nie: planowanie, szukanie rozwiązań i strategii czy budowanie relacji. Przykład: zwiększenie zysków w firmie o 5% lub zdanie certyfikatu językowego w przyszłym roku.
-sprawy nieważne i pilne to trzecia część macierzy. Są to wszelkiego rodzaju błahe i naglące rzeczy, rachunki do uregulowania, niektóre maile i telefony. Możemy uznać, że nadanie przesyłki na poczcie czy odpisanie na maila w pracy to właśnie taka czynność - nieważna, ale pilna.
-sprawy nieważne i niepilne zajmują ostatnie miejsce. To tutaj znajdują się wszystkie pożeracze czasu – scrollowanie Facebooka czy rozmowa z koleżanką przez telefon, gdy od dwóch godzin zbierasz się do nauki.
Wiemy już jakie priorytety mają nasze zadania, teraz czas na informację o tym, w jaki sposób przełożyć to na praktykę. Zanim to zrobimy, należy zadać sobie pytanie o to, na którym typie zadań chcielibyśmy się najbardziej skupić? Oczywiście na tych ważnych i niepilnych. To tutaj planujemy nasze działania i dążymy do rozwoju.
Przeznaczanie większości czasu na sprawy ważne i pilne (I część) tak naprawdę oznacza ciągłe gaszenie pożarów, którym przecież możemy zapobiegać.
Z kolei poświęcanie się sprawom nieważnym i pilnym (III część) może dawać złudne wrażenie, że przecież ciągle coś robimy. Jasne, tylko że to jest ta kwestia, o której pisałam na początku - “zabiegany” to nie to samo co “efektywny”. Osoby, które ciągle wypełniają tylko tego typu zadania bardzo szybko się wypalają. Nic dziwnego – w końcu bez przerwy działają, są przemęczone, a efektów nie ma żadnych.
Nie muszę chyba mówić co dzieje się wtedy, gdy ktoś w głównej mierze skupia się na rzeczach nieważnych i niepilnych. ;) Jest to po prostu marnowanie czasu i wpędzanie się w wyrzuty sumienia. Oczywiście, że każdy z nas potrzebuje resetu i od czasu do czasu pooglądania memów z kotami, ale problem pojawia się wtedy, gdy ktoś robi to przez kilka godzin dziennie.
Naszym celem powinno więc być regularne wypełnianie zadań z drugiej części, takich jak planowanie, szukanie rozwiązań, nawiązywanie relacji, stopniowe wypełnianie wcześniej postawionych założeń. Dzięki temu zapobiegamy tym wcześniej wspomnianym pożarom i nie musimy ich gasić na ostatnią chwilę. Dodatkowo, warto pomyśleć o tym, żeby zadania nieważne i niepilne delegować lub automatyzować - osobą, która robi pranie nie zawsze musisz być Ty, a jeśli da się coś załatwić telefonicznie lub przez Internet, śmiało z tego korzystaj.
Mam nadzieję, że choć trochę pokazałam, w jaki sposób można planować swoje działania i dzięki temu staniesz się zwolennikami tej metody, tak jak ja. Szczęśliwego i udanego 2021 roku!
